"Det blir svårt att göra något sånt i digitala möten." "Alla jobbar samtidigt med något annat vid sidan av, engagemanget blir sådär.” "Det är så svårt att interagera med den som talar, och ingen kollar av chatten." Hört dessa meningar förut? Här får du tips och råd för att öka delaktigheten och få till mer levande digitala möten.

Nyligen genomförde vi en digital workshop på distans med en av våra uppdragsgivare. Det digitala mötet var en del i en delutvärdering av kommunens hantering av coronapandemin så här långt. 25 tjänstepersoner och förtroendevalda deltog. Vi använde workshopen för att sprida de slutsatser som kunnat dras utifrån analys av bl.a. två genomförda enkäter och kommunens loggar. Därefter diskuterade deltagarna ett antal frågeställningar i smågrupper. Vi avslutade dagen med en sammanfattning utifrån gruppernas svar på frågorna.

Det blev en väldigt lyckad dag och vi uppnådde två delmål med workshopen. Dels acceptans kring utvärderingens dragna initiala slutsatser. Dels en känsla av avstamp efter genomförd krishantering under våren och sommaren. Gruppdiskussionerna gav dessutom upphov till ytterligare data till utvärderingen.

Skapa engagemang och delaktighet

Vi genomför både digitala möten, utbildningar och workshops på distans och får ofta väldigt positiv feedback efteråt. Därför vill vi nu dela med oss av våra erfarenheter och hjälpa fler att engagera även under digitala möten. Här kommer en checklista för dig som ska hålla i ett digitalt möte:

1. Var två.

Dela upp er så att en av er kan koncentrera sig 100% på framförandet och deltagarna. Du vill ju inte fippla med mobilen eller börja svara på mail när du står som kursledare eller moderator i det fysiska rummet. På samma sätt skall du inte heller i det digitala rummet behöva bevaka chat eller lösa tekniska problem. En ”administratör” bakom spakarna som tar hand om chat med deltagarna, sköter allokering till grupprum och tar hand om ev. tekniska problem är A och O för ett genomförande med flyt. Denna person sätter även på och stänger av din mick och din kamera. Det är detaljerna som gör skillnaden.

2. Lägg upp en ”landningsbild” ca 30 min innan träffen börjar.

På landningsbilden kan deltagaren få en första information. Här lägger du exempelvis era spelregler för träffen och vilka förberedelser som deltagaren bör göra innan ni startar.

3. Hjälp deltagarna.

Lägg tidigt lite tid på att visa deltagarna på hur de bäst anpassar den digitala layouten för att den bäst ska serva era syften. Använd gärna en PPT-bild med en skärmdump och tydliga pilar för att visa. Förklara var man ska trycka och hur man skall dra med muspekaren för att få till de bästa fönstren för den som talar och för det som visas i övrigt.

4. Ljud och bild.

Be era deltagare att ha kameran på (så länge deras uppkoppling inte är begränsande), men mikrofon avstängd. Med en bild på deltagarna så kommer träffen kännas mer levande. Det ställer också krav på deltagarnas närvaro vilket påvisar en positiv seriositet från er sida.

5. Delaktighet och närvaro.

Ställ med jämna mellanrum riktade frågor till deltagarna. Därmed bjuder du in dem i samtalet och samtliga måste vara lite på tårna, men det får framförallt deltagarna att känna sig delaktiga. Det kan även vara klokt att tidigt be samtliga deltagare att vinka i kameran så att du kan se att alla hör dig. Ett enkelt knep för att både göra en snabb ljudkontroll, men också skapa engagemang och närvaro.

6. Tekniska problem.

Ta fram en B-plan som ni kan följa om tekniken krånglar. Planen bör delas upp på ett antal scenarier (problem hos deltagaren, flera deltagare, problem hos oss som ”sänder”) och innehålla olika åtgärder beroende på scenario och hur långt in i träffen som problemet uppstår. Ge därefter tydliga instruktioner till deltagarna tidigt i träffen hur de ska hantera ev. tekniska problem. Återigen är administratören nyckeln till framgång. Deltagare med tekniska problem kan exempelvis maila till administratören, som då kan hjälpa till vid sidan av utan att du eller övriga störs. En del av dessa instruktioner bör även gå ut till deltagarna så tidigt som i inbjudan till träffen.

7. Ha kul!

Bjud på dig själv! Det gör träffen än mer levande, inte minst när tekniken krånglar. Du kommer långt med ett skratt och i en stel digital miljö så kan det vara precis det som behövs för att få träffen att kännas lite mer normal och avdigitaliserad. Att ta tekniska problem med ett leende, samtidigt som man innan har tagit höjd för att problemen kan uppstå och därför har en plan, kan göra hela skillnaden mellan en superproffsig och givande digital träff och totala motsatsen.

Lycka till med dina digitala möten!

Läs mer om våra hur ni kan visualisera stabsarbetet digitalt.

Läs mer om vår öppna stabschefsutbildning (genomförs digitalt - på distans).