Ett välformulerat pressmeddelande är ofta en förutsättning för att få just din nyhet publicerad i media. Det spelar ingen roll hur spännande din nyhet är om du inte lyckas förmedla den på ett bra sätt. Det viktigaste är att redan i pressmeddelandets rubrik väcka journalistens intresse.

Mycket av det vi ser, hör och läser i tv, radio och tidningar är rena händelsenyheter, det händer något i världen och medierna rapporterar om det. Telegram från nyhetsbyråer, gräv, tips från allmänheten, drev på sociala medier, rundringningar till polisen och andra myndigheter är sådant som resulterar i tv-reportage och nyhetsartiklar. Men en del av det media rapporterar om har sitt ursprung i pressmeddelanden från olika företag, organisationer och andra aktörer.

När jag jobbade som journalist var mejlkorgen ofta översvämmad av pressmeddelanden. Alla som skriver ett pressmeddelande hoppas så klart att just deras pressmeddelande ska leda till ett reportage eller åtminstone en notis i tidningen. Sanningen är att de allra flesta pressmeddelanden aldrig leder till publicering utan istället hamnar i papperskorgen.

Åtta saker att tänka på

För att öka chansen för att just din nyhet ska bli publicerad skulle jag vilja ge dig några tips runt vad du ska tänka på när du skriver ett pressmeddelande:

1. Fundera på vad det är som gör just din nyhet intressant.

Först måste du avgöra om din nyhet verkligen är en nyhet. Varför skulle läsarna/tittarna/lyssnarna vara intresserade av detta? Om din nyhet saknar nyhetsvärde utanför din egen organisation så är det inte så troligt att media kommer att nappa på den. Innan du skriver ett pressmeddelande kan du läsa mer om nyhetsvärdering här.

2. Formulera pressmeddelandet som en journalistisk text.

Pressmeddelandet ska vara välformulerat, informativt och tydligt förmedla din nyhetsvinkel. Håll en objektiv ton och undvik förskönande adjektiv och superlativ. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna. En journalistiskt skriven text tilltalar redaktörer och i fråga om tidsbrist händer det att nyhetsredaktioner publicerar välskrivna pressmeddelanden rakt av. Tänk på hur en tidningsartikel är uppbyggd:

• Rubrik – en kort sammanfattning av din nyhet som ska väcka läsarens intresse. Skriv i nutid med aktiva verb.
• Ingress – text i fetstil på två till tre meningar under rubriken som sammanfattar huvudbudskapen i din nyhet. Vänta inte med poängen. I nyhetsartiklar kommer alltid det viktigaste först eftersom de kortas från slutet vid platsbrist.
• Brödtext – brödtext är den löpande texten som beskriver din nyhet. Här presenterar du dina budskap och fakta kryddat med citat från nyckelpersoner. Avsluta med bakgrund och företagspresentation i mån av plats.

3. Svara på frågorna vad, var, när, hur, vem/vilka och varför?

Journalister vill alltid ha svar på dessa sex frågor. Kan du besvara dem i din brödtext så har du kommit en bra bit på vägen. Kan du svara på dem redan i rubriken, eller åtminstone i ingressen är det ännu bättre. Men tänk på att rubriken ska vara kort och slagkraftig, helst inte mer än en rad.

4. Använd kärnfulla citat från relevanta nyckelpersoner för att göra din text mer levande.

I citaten kan du lägga in subjektiva åsikter och känslor för att förstärka dina budskap. Är det dig själv det handlar om är det enkelt att bara byta ut en del av texten som du vill betona till ett citat. Skriver du för någon annans räkning så var noga med att meddela talespersonen exakt vad du vill att hen ska uttala sig om. Ange namn och titel efter citatet. Journalisten ska vid tidspress kunna använda citatet rakt av i en nyhetsartikel.

5. Lägg till kontaktuppgifter till talesperson och andra kontaktpersoner.

Var noga med att kontaktpersonerna är vidtalade och tillgängliga både när pressmeddelandet går ut och vid eventuellt händelsedatum. Journalisten ska inte behöva jaga någon för en intervju.

6. Lägg till länkar till bilder och annat bonusmaterial.

Eftersom pressmeddelandet bör hållas kort och överskådligt, max en A4-sida, kan det vara bra att lägga ut bilder, statistik, faktarutor och annat bonusmaterial på din hemsida och länka dit.

7. Dubbel- och trippelkolla texten.

Se till att du har korrekturläst texten ordentligt innan du skickar iväg den. Ta bort onödiga formuleringar och undvik branschtermer och yrkesjargong. Låt inga faktafel eller stavfel slinka med i onödan.

8. Kom ihåg att alltid följa upp ditt pressmeddelande med ett personligt samtal till redaktionen!

Underlätta för reportern

Du ska alltså se till att göra journalistens arbete så enkelt som möjligt. Då ökar dina chanser att just ditt pressmeddelande blir publicerat och du minskar risken för att det blir ett av alla dem som går direkt ifrån den överfulla mejlboxen rätt ner i papperskorgen.

Om du vill ha tips och råd om vad du bör tänka på när det är dags för intervju så läs: När du blir intervjuad.

Läs mer om våra tjänster inom medieträning.