Att bli intervjuad av media är en dröm för vissa. Men snarare en mardröm för andra. Många blir så nervösa när journalisten ringer att de vägrar svara på frågor och istället hänvisar till någon annan. Jag vill att fler personer som sitter på viktig kunskap ska våga ta steget att dela med sig av den kunskapen i media. Därför delar jag, i en serie artiklar, med mig av kunskap som hjälper dig att hantera intervjun på bästa sätt.

I den här artikeln ska vi titta närmare på hur du förbereder dig inför intervjun.

Jag har genom åren som journalist intervjuat allt från privatpersoner, idrottsmän och skådespelare till företagsledare, myndighetspersoner, kommuntjänstemän och riksdagspolitiker. Jag har slagits av att väldigt många är dåligt förberedda och tycker att det är jobbigt att intervjuas av journalister – oavsett om jag har varit där för att ställa dem mot väggen eller för att ta del av deras senaste framgång.

När det kommer till kontakten med media är förberedelser enligt mig grundläggande för att du ska:

• Känna dig trygg
• Ge ett rakt och påläst intryck
• Formulera dina bästa argument och budskap
• Kunna ge bra och tydliga svar på journalistens svåraste frågor

I den första delen av den här artikelserien gick jag igenom vad du bör göra när journalisten ringer. Det handlar i korta drag om att inte svara på frågor vid den första kontakten – utan istället ta reda på så mycket som möjligt om vad journalisten är ute efter och be att få återkomma inom kort. På så vis får du möjlighet att förbereda dig på bästa sätt inför intervjun.

Hur förbereder du dig innan du ringer tillbaka?

 Här kommer en checklista:

• Fundera ut vilken roll du har tilldelats
  • Om du vet reporterns vinkel, vart artikeln eller inslaget ska publiceras och vilka frågor som sannolikt kommer att tas upp kan du försöka avgöra vilken mediedramaturgisk roll du har tilldelats så att du förbereder dig rätt.
  • Intervjuas du i egenskap av hjälte, offer, expert eller är du skurken i dramat? Kom ihåg att det inte går att ta steget från skurk till hjälte i ett kliv, men genom att vara saklig, kunnig, ödmjuk, empatisk och villig att korrigera de fel som begåtts ökar dina möjligheter att byta skurkrollen mot expertrollen. Läs mer om hur du bemöter kritik i media.
• Har andra kollegor kontaktats?
  • Checka av med kollegor och kommunikationsavdelningen om någon mer har blivit kontaktad.
  • Vid en större händelse är det inte ovanligt att flera reportrar sitter och ringer på samma uppslag samtidigt. Då är det viktigt att ni internt är överens om lägesbild, talepunkter och budskap, samt vem som bör uttala sig.
• Läs in dig på budskap och fakta
  • En viktig del av dina förberedelser är att läsa in dig på ämnet. Om du har fakta och förberedda huvudbudskap att falla tillbaka på så blir det lättare att hålla dig till ämnet och svara rakt och tydligt på reporterns frågor.
  • Gå igenom redan formulerade budskap i verksamheten och läs in dig på de stycken som är relevanta utifrån den aktuella situationen.
  • Saknas förberedda budskap så diskutera med en kollega eller kommunikationsansvarig i organisationen och formulera ett till två huvudbudskap. Här kan du läsa mer om hur du förbereder budskap.
• Vilken fråga vill du absolut inte ha?
  • Du vet den där frågan då du tänker: ”Fan också! Där kom den…” Lek djävulens advokat och fundera ut de värsta frågorna som reportern kan tänkas ställa och förbered svar på dessa. Se till att du har så bra svar att du istället tänker: ”Yes! Där satt den!” när frågan kommer under intervjun.
  • Utgå ifrån de journalistiska grundfrågorna: vad, var, när, vem, hur och varför och tänk på att hur och varför är svårast att besvara.
  • Finns det frågor som du inte är rätt person att svara på? Behöver du ha med dig en kollega under intervjun eller hänvisa dessa frågor till någon annan?
• Återkoppla till journalisten på utsatt tid
  • Om du har lovat att ringa tillbaka inom exempelvis en halvtimme så gör det. Journalisten jobbar utifrån en deadline och behöver oftast dina svar snabbt.
  • Ringer en annan journalist från en konkurrerande redaktion innan du har hunnit återkoppla till den som ringde först? Be då att få återkomma, även om du är klar med dina förberedelser. För journalister är det viktigt att vara först med en nyhet och det kan vara oerhört frustrerande att sitta och vänta på svar från en person, som har lovat att återkomma – bara för att upptäcka att hen istället har uttalat sig till konkurrenten.

Dags för intervju

När du är klar med dina förberedelser är det bara att ta ett djupt andetag och ta dig an intervjun. Om du vill ha tips och råd om vad du bör tänka på under intervjun så läs del 3: När du blir intervjuad.

Här kan du läsa del 1: När journalisten ringer.

Läs mer om våra tjänster inom medieträning.